Referat fra bestyrelsesmøde 13. august 2024
Referat af bestyrelsesmøde OKS
Dato: 13. august kl. 18.30-21.00
Fremmødte: Michael Johansen, Klavs Larsen, Carsten Hansen, Trine Pfeiffer, Martin Bækhøj, Evald Bundgaard, Line Louise Rasmussen
Afbud:
1. Budget og regnskab.
Revisor Rune fra Beierholm deltager under punktet.
Der har været købt ekstern hjælp til bogføring. 2024 er bogført og frem til 31/7.
Fra Beierholm vil der laves en saldobalance pr 31/7.24, som sendes til bestyrelsen.
Der skal fremadrettet findes en holdbar løsning på bogføringen, så vi sikrer dette sker løbende.
Der er tre muligheder.
- Beierholm kan hjælpe med opgaven, men de har i øjeblikket travlt.
- Der er en forælder i klubben, som har tilbudt sin hjælp. Dette undersøges.
- Der ansættes en person på kontoret i 10-15 timer pr uge til bogføring og andre alm. kontoropgaver
Der vil inden næste bestyrelsesmøde være en afklaring af de 3 punkter, til brug for en beslutning.
Til næste bestyrelsesmøde fremsendes en saldobalance, hvor alle afdelinger og projekter er opdelt i nuværende indtægter og udgifter.
Der bør altid være opmærksomhed på periodeforskydninger.
Trine og Martin får adgang til bogføringen, så de på næste bestyrelsesmøde kan lave et oplæg ud fra den saldobalance, som Rune sender ud. Rune vil indvie Martin i systemet, så han kan trække tallene fremadrettet.
Det besluttes at bestyrelsen fremadrettet har en saldobalance samt et likviditetsbudget hvert kvartal – eller som min til hvert møde.
Det er vigtigt for alle i bestyrelsen, at vi fremadrettet har bedre mulighed for at redegøre for, hvad medlemmernes pengene bruges til. Og udgifter følger indtægterne afdelingsvis.
Kontoplanen er indrettet til dette.
Den vedlagte årsplan for økonomi i OKS godkendes.
2. Opfølgning fra GF. Hvor langt er vi? Forventninger og indsatser i bestyrelsen.
Bestyrelsen er enige om, at vi er godt på vej i forhold til ønsker fra GF
3. Status på drift og anlæg.
4. Klavs og inspektør Martin holdt den 12/8 møde Odense Kommune omkring kunstgræsbanen. Kommunen sætter nu gang i myndighedsansøgning og forventer at kunne påbegynde anlæggelse af en ny bane (på samme område) i juni 2025. Banen ventes færdig 1. november 2025.
Der er i Næsby brugt kork som infill i stedet gummigranulat, hvilket også vil være gældende i OKS. Det vurderes at dette er det bedste løsning der findes pt. – Dog kan det betyde at banen ikke kan anvendes helt i samme omfang som den gamle fx ved hård frost – Der må af miljømæssige årsager ikke saltes som vi tidligere har kunnet.
Under ombygningen må vi finde alternative løsninger på træningsanlægget i samarbejde med kommunen.
Det forventes at klubben vil på den nye bane have driftsomkostningerne og vedligeholdelse af banen på samme måde som tidligere.
Det nævnes, at OKS har udfordringer omkring plads og sikkerheden på den nuværende kunst. Der kommer en mand onsdag uge 34 og kigger på kunsten ift om der kan laves midlertidige udbedringer indtil den nye står færdig i november 2025.
Ift plads ønskes der en 8-mandsbane op mod Kragsbjergvej. Dette er nævnt for kommunen og klubben skal selv finde finansieringen. Det vil anslået koste 2-3 mio.
Der er lavet ny grillbod med køleskab og strøm ved bane 1, som er nem at gøre klar, hvis der skal sælges pølser/øl/vand.
Playground området er etableret, men mangler lidt detaljer. Klavs har haft fat i firmaet og det bliver gjort færdig snarest. Super-Brugsen har lavet navnsponsorat på området. Playground er finansieret af kommunens velfærdens fundamentpulje som udvidelse af vores legefaciliteter.
Der ønskes en drøftelse i bestyrelsen af hvordan hele anlægget kan se ud. Det ville være ønskeligt med agility bane/område til opvarmning eller supplement til fodboldtræningen.
Klubhuset – en arbejdsgruppe har fået lavet et oplæg til et klubhusprojekt, hvor vi skal have fundet finansiering. Vi har fået omkring 2 mio. og projektet koster 7 mio. Projektet er derfor delt op i mindre projekter.
Første prioritet er glasburet på første sal og omklædningsrum (5.1 mio.). Hvis det ikke lykkes at hente finansiering ind, skal der i bestyrelsen tages stilling om klubben skal låne pengene. Inden endelig igangsætning bør vi sikre, at det nye projekt matcher klubbens behov.
Der er et ønske om at containeren flyttes tættere på kunsten.
Hegnet bag bane 1 udbedres
5. Arbejdsopgaver for ansatte i OKS (Evald og Line).
Der er følgende medarbejder i klubben:
Martin – inspektør (37 t/ugen)
Flex job Martin (16t/ugen) og Kaspar (12t/ugen)
Karin – frivillig. Hjælper med rengøring og tøjvask.
Knud (10-15timer/ugentlig)
Philip Frikke – Aftale udløbet 31/7. Færdiggøre div. ift. sponsorer og events pt.
Line har sammen med inspektøren gennemgået hans opgaver og der er for mange opgaver ift timer. Det drøftes, at der skal findes en fast løsning på at aflaste inspektøren.
Der er brug for hjælp til generel rengøring + omklædningsrum og tøjvask. Derudover er der et behov for fremover at budgettere med en kontoransat på 10-15 timer/ugentlig (sammenhæng med beslutningen om fremtidig bogføring).
Bestyrelsen ønsker en overordnet drøftelse og fastlæggelse af hvilke opgaver inspektøren skal løse (sammen med inspektøren).
På næste bestyrelsesmøde skal kontingentstrukturen drøftes – og denne sammenholdt med, hvilke serviceydelser de forskellige hold modtager – set i lyset af om ydelser og kontingent hænger sammen.
I forbindelse med inspektørens opgaver gives der ok til at deltage i kurser, som har relevans for udførelsen af opgaver ex. kursus i brugen af Klub Office.
Bestyrelsen vil gerne at inspektøren deltager hver gang på bestyrelsesmøderne under punktet ”Orientering fra inspektøren”.
6. Status fra klubbens projekter, herunder kommende FIBO. Sættes på næste møde
7. Evt.
