Referat af bestyrelsesmøde den 22. oktober 2024
Referat til bestyrelsesmøde OKS
Dato: 22.oktober kl. 19.00 – 21.30
Fremmødte: Martin Bækhøj, Michael Johansen, Klavs Larsen, Carsten Hansen, Evald Bundgård Iversen, Trine Pfeiffer, Line Louise Rasmussen, Inspektør Martin Rasmussen og Rune Dalsgaard (under pkt. 1-4)
Afbud:
1) Velkommen - valg af mødeleder, referent og bemærkninger til sidste referat
MJ er mødeleder. Referent LLR.
Referatet fra sidst er godkendt.
2) Dagligdagen og anlægget
For at aflaste Inspektør Martin, har vi lavet en aftale med Steffen Juhl om at hjælpe i klubben med forskellige opgaver nogle dage om ugen.
3) Banetildeling
Drøftelse af banetildeling i vinterhalvåret. Vi prøver med timeintervaller og evaluerer ved næste bestyrelsesmøde. MB har lavet et udkast til inspiration til inspektør.
Ved lukning af græsbanerne kunne man skubbe herre seniors trænings tidspunkt, så børn/unge kan få lidt mere plads og tid, mens der er lys.
4) Medlemssammensætning og ventelister
Stor stigning i medlemmerne, både børn/unge og voksne i alt 1036 medlemmer.
Også stort flow i indmeldte og udmeldte i løbet af året.
Der er ventelister på drengeside, og det kigger drengeudvalget ind i, så der kan findes løsninger. Det er ikke den enkelte træner, som kan afgøre om et hold har venteliste. Bestyrelsens principielle holdning er at vi ikke skal have ventelister, kun i helt specielle situationer kan det relevante udvalg tillade dette.
5) Balance/budgetopfølgning pr. 30/9-24.
Vi kigger ind på hvordan frikøbsaftalen skal fordeles mellem afdelingerne i budgettet fremadrettet.
Der udarbejdes et bedste skøn/fremskrivning af udgifter og indtægter de sidste måneder af 2024 for at have bedst muligt overblik over afslutningen af økonomien for 2024. Dette udsendes til bestyrelsen og drøftes på næste bestyrelsesmøde.
6) Orientering om FIBO aftalen
Der er ansat en person, som starter 1. november. Der startes indledende samtaler i Otterup Håndbold og Odense Basket. Første møde i OKS er 8.november og vedkommende præsenteres på næste bestyrelsen og efterfølgende i udvalgene.
7) Klubhus-projekt – status og beslutning om finansieringsmodel
Præsentation af forskellige finansieringsformer ift. projektet. Der mangler stadigvæk en del af finansieringen, hvilket giver anledning til en ny drøftelse af projektet.
Den nuværende finansiering er bundet op på nuværende projektbeskrivelse. MJ kontakter kommunen omkring finansiering, hvis projektet gentænktes i flere faser.
Nye ideer som etablering af fitness faciliteter eller flere baner nævnes.
8) Budget 2025
MB, TP, KL, MJ sætter en dato for gennemarbejdelse af budget 2025 og sender dette rundt til bestyrelsen inden næste møde hvor det behandles. Kommentarer og forslag sendes til MB eller TP
9) Organisation og personale samt opgaver i bestyrelse og udvalg
Skubbes til næste møde
10) Drøftelse af funktionsbeskrivelse og arbejdsopgaver for ansatte i klubben
Skubbes til næste møde
11) Fodboldskolen 2025
Skubbes til næste møde
12) Eventuelt - samt nyt fra afd./udvalg
KL vil undersøge om der findes en bestyrelsesansvarsforsikring
13) Tak for i aften
Næste bestyrelsesmøde aftalt til mandag den 11. november kl. 19.00-21.30
Yderligere punkter til næste gang:
Drøftelse af udkast til vision og mission for OKS (Evald)
Opbygning af egenkapital – punkt til næste gang
